Przedszkole nr 427 "Kraina Radości"
w Warszawie

Informacje ogólne

Przedszkole nr 427 „Kraina Radości” w Warszawie prowadzi rejestry, ewidencje oraz archiwa związane z funkcjonowaniem placówki, w szczególności dotyczące dzieci, pracowników, finansów oraz organizacji pracy.

Dokumentacja prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym przepisami prawa oświatowego oraz zasadami ochrony danych osobowych.

Dokumenty podlegają również przepisom dotyczącym archiwizacji. Każdy rodzaj dokumentacji posiada określony czas przechowywania, po którego upływie dokumenty mogą zostać zniszczone zgodnie z obowiązującymi regulacjami.

Rejestry i ewidencje

W przedszkolu prowadzone są w szczególności następujące rejestry i ewidencje:

1. Rejestr dzieci z orzeczeniami i opiniami poradni psychologiczno-pedagogicznej – obejmuje dzieci wymagające specjalnych warunków edukacyjnych.
2. Rejestr dzieci z alergiami i chorobami przewlekłymi – prowadzony w celu zapewnienia bezpieczeństwa zdrowotnego dzieci.
3. Rejestr upoważnień do odbioru dzieci – wykaz osób uprawnionych do odbioru dziecka z przedszkola.
4. Rejestr skarg i wniosków – dokumentuje zgłoszone skargi oraz sposób ich rozpatrzenia.
5. Rejestr wypadków – zawiera informacje o zdarzeniach i wypadkach na terenie placówki.
6. Rejestr wyjść i wycieczek – obejmuje spacery, wycieczki oraz osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo dzieci.
7. Ewidencja dzieci zapisanych i uczęszczających do przedszkola – zawiera dane identyfikacyjne dzieci, informacje o rodzicach lub opiekunach prawnych oraz dane dotyczące frekwencji i przydziału do grup.
8. Ewidencja osobowa pracowników – obejmuje akta osobowe pracowników, dokumenty dotyczące kwalifikacji zawodowych oraz zatrudnienia.
9. Ewidencja zwolnień lekarskich i nieobecności pracowników – dokumentacja urlopów i absencji pracowniczych.
10. Ewidencja posiłków i diet specjalnych – zawiera informacje o korzystaniu z żywienia oraz o szczególnych potrzebach dietetycznych dzieci.
11. Ewidencja środków trwałych i wyposażenia – spis majątku przedszkola, w tym sprzętu, mebli oraz pomocy dydaktycznych.

Sposoby uzyskiwania danych z rejestrów, ewidencji i archiwów

Dostęp do danych zawartych w dokumentacji przedszkola odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami ochrony danych osobowych.

1. Na wniosek osoby uprawnionej
   • rodzice lub opiekunowie prawni mogą uzyskać dostęp do danych dotyczących ich dziecka poprzez złożenie pisemnego wniosku do dyrektora przedszkola,
   • pracownicy przedszkola mogą uzyskać dostęp do swoich danych osobowych poprzez złożenie pisemnego wniosku.
2. Na podstawie upoważnienia
   Uprawnione instytucje publiczne (np. sąd, policja, kuratorium oświaty lub ośrodek pomocy społecznej) mogą uzyskać dostęp do danych na podstawie odpowiedniego upoważnienia lub decyzji administracyjnej.
3. Dostęp wewnętrzny dla pracowników
   • pracownicy administracyjni mogą korzystać z dokumentacji w zakresie niezbędnym do prowadzenia ewidencji i rozliczeń,
   • nauczyciele mają dostęp do dokumentacji dotyczącej swoich wychowanków w zakresie niezbędnym do realizacji zadań dydaktycznych i wychowawczych.
4. Dostęp elektroniczny (jeśli dotyczy)
   Jeżeli dokumentacja prowadzona jest w formie elektronicznej:
   • dostęp realizowany jest poprzez systemy informatyczne wykorzystywane w placówce,
   • dostęp do systemów zabezpieczony jest loginem i hasłem.

Zasady udostępniania danych

Udostępnianie danych odbywa się zgodnie z następującymi zasadami:

1. Zasada legalności
   Dane mogą być udostępniane wyłącznie na podstawie obowiązujących przepisów prawa lub zgody osoby, której dane dotyczą.
2. Zasada minimalizacji danych
   Udostępniane informacje ograniczane są wyłącznie do zakresu niezbędnego do realizacji celu.
3. Zasada poufności
   Osoby posiadające dostęp do danych zobowiązane są do zachowania poufności.
4. Zasada bezpieczeństwa przechowywania
   • dokumenty papierowe przechowywane są w zamkniętych szafach,
   • dokumenty elektroniczne zabezpieczone są odpowiednimi systemami ochrony.
5. Zasada archiwizacji i usuwania danych

Dokumentacja przechowywana jest przez okres wynikający z przepisów archiwalnych. Po upływie tego okresu dokumenty są niszczone zgodnie z obowiązującymi procedurami.

Dokumenty

Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych interesantów i gości [.docx, 18.95 kB] [.docx, 18.95