Przedszkole nr 427 "Kraina Radości"
w Warszawie

Rodzaje rejestrów, ewidencji i archiwów prowadzonych przez przedszkole

Przedszkole nr 427 „Kraina Radości” w Warszawie, jako placówka oświatowa, prowadzi różne rejestry, ewidencje i archiwa, które dotyczą zarówno dzieci, jak i pracowników, finansów oraz organizacji pracy. Dokumentacja jest zgodna z przepisami prawa oświatowego oraz RODO.

Prowadzenie powyższych dokumentów podlega przepisom dotyczącym ochrony danych osobowych i archiwizacji. Każdy typ dokumentacji ma określony czas przechowywania, po którym może zostać zniszczony zgodnie z regulacjami prawnymi.

Rejestry i ewidencje

1. Rejestr uczniów z orzeczeniami i opiniami poradni psychologiczno-pedagogicznej – obejmuje dzieci wymagające specjalnych warunków edukacyjnych.
2. Rejestr dzieci z alergiami i chorobami przewlekłymi – ważny dla zapewnienia bezpieczeństwa zdrowotnego.
3. Rejestr upoważnień do odbioru dzieci – lista osób uprawnionych do odbioru dziecka z przedszkola.
4. Rejestr skarg i wniosków – dokumentuje zgłoszone skargi, ich przebieg i sposób rozwiązania.
5. Rejestr wypadków – zawiera informacje o zdarzeniach losowych, wypadkach na terenie placówki.
6. Rejestr wyjść i wycieczek – dokumentuje organizowane spacery, wycieczki oraz osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo.
7. Ewidencja dzieci zapisanych i uczęszczających do przedszkola – zawiera dane osobowe dzieci, numery PESEL, adresy zamieszkania, informacje o rodzicach/opiekunach prawnych, informacje o dzieciach, ich frekwencji, grupach wychowawczych.
8. Ewidencja osobowa, w tym akta osobowe pracowników przedszkola – dane osobowe, kwalifikacje zawodowe, umowy o pracę, dokumentacja kadrowa.
9. Ewidencja zwolnień lekarskich i nieobecności pracowników – rejestrowanie nieobecności oraz urlopów.
10. Ewidencja posiłków i diet specjalnych – lista dzieci korzystających z żywienia oraz ich indywidualnych potrzeb żywieniowych.
11. Ewidencja środków trwałych i wyposażenia – spis sprzętu, mebli, pomocy dydaktycznych należących do przedszkola.

Archiwa

1. Archiwum dokumentacji dzieci – wnioski o przyjęcie do przedszkola, dokumentacja medyczna (np. orzeczenia o potrzebie kształcenia specjalnego).
2. Archiwum dokumentacji kadrowej – akta osobowe nauczycieli i pracowników administracji i obsługi, świadectwa pracy, dokumentacja związana z wynagrodzeniami.
3. Archiwum dokumentacji finansowej – faktury, umowy, budżet placówki.
4. Archiwum dzienników zajęć i programów nauczania.
5. Archiwum uchwał i decyzji dyrektora oraz rady pedagogicznej – dokumentacja dotycząca zarządzania placówką, protokoły zebrań.

Sposoby i zasady uzyskiwania danych zawartych w rejestrach, ewidencjach i archiwach przechowywanych przez przedszkole

Sposoby i zasady uzyskiwania danych zawartych w rejestrach, ewidencjach i archiwach muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z RODO oraz przepisami krajowymi dotyczącymi ochrony danych osobowych i dokumentacji placówek oświatowych.

Sposoby uzyskiwania danych:

1. na wniosek osoby uprawnionej
   • rodzice /opiekunowie prawni mogą uzyskać dostęp do danych dotyczących ich dziecka poprzez złożenie pisemnego wniosku do dyrektora przedszkola,
   • pracownicy przedszkola mogą uzyskać dostęp do swoich danych osobowych poprzez złożenie pisemnego wniosku do dyrektora przedszkola;
2. na podstawie upoważnienia - instytucje państwowe (np. kuratorium oświaty, sąd, policja, ośrodek pomocy społecznej) mogą uzyskać dostęp do danych przedszkolnych na podstawie odpowiedniego upoważnienia lub decyzji administracyjnej;
3. dostęp wewnętrzny dla pracowników
   • pracownicy administracyjni przedszkola mogą uzyskiwać dostęp do dokumentów na potrzeby ewidencji, sprawozdawczości i rozliczeń finansowych,
   • nauczyciele mogą przeglądać dokumentację dotyczącą swoich wychowanków w zakresie niezbędnym do realizacji zadań dydaktycznych i wychowawczych;
4. elektroniczny dostęp (jeśli dotyczy)
   • w przypadku prowadzenia ewidencji w formie elektronicznej dostęp może być realizowany poprzez systemy informatyczne (np. dzienniki elektroniczne, systemy obsługi przedszkola),
   • dostęp do systemów informatycznych jest zabezpieczony loginem i hasłem, a przeglądanie danych monitorowane.

Zasady uzyskiwania danych:

1. zasada legalności - dane mogą być udostępniane wyłącznie na podstawie obowiązujących przepisów prawa lub zgody osoby, której dane dotyczą,
   • zasada minimalizacji danych - udostępniane informacje powinny być ograniczone tylko do niezbędnego zakresu,
2. zasada poufności - osoby uzyskujące dostęp do danych mają obowiązek zachowania poufności i nieprzekazywania informacji osobom nieuprawnionym,
3. Zasada bezpieczeństwa przechowywania
   • dokumenty papierowe powinny być przechowywane w zamkniętych szafach, a dostęp do nich powinien mieć wyłącznie upoważniony personel,
   • dokumenty elektroniczne muszą być chronione odpowiednimi zabezpieczeniami (np. hasła, szyfrowanie, ograniczony dostęp);
4. Zasada archiwizacji i usuwania danych
   • dokumentacja powinna być przechowywana zgodnie z obowiązującymi terminami archiwizacji,
   • po upływie okresu przechowywania dokumenty należy niszczyć w sposób zgodny z przepisami (np. poprzez profesjonalne niszczenie papierowych akt lub usunięcie danych z systemów elektronicznych).

Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych interesantów i gości [.docx, 18.95 kB] [.docx, 18.95 kB]